Kesalahan paling umum dalam menyusun kategori adalah mengelompokkan berdasarkan bagaimana tautan dibuat, bukan berdasarkan bagaimana nanti dicari.
Akibatnya sistem terasa logis saat disusun tapi tidak membantu saat dibutuhkan — dan saat dibutuhkan adalah ketika Anda sedang tergesa mencari satu tautan di antara ratusan.
Mulai dari pertanyaan pencarian
Tuliskan pertanyaan yang biasanya muncul di kepala Anda saat mencari tautan.
"Mana tautan untuk klien A?" menghasilkan kategori per klien. "Mana tautan kampanye Ramadan?" menghasilkan kategori per kampanye. "Mana tautan yang dipasang di kemasan?" menghasilkan kategori per media.
Kategori terbaik adalah yang menjawab pertanyaan Anda yang paling sering — dan itu berbeda untuk setiap orang.
Pilih satu sumbu utama
- Per klien — cocok untuk agensi dan pekerja lepas.
- Per produk atau lini — cocok untuk usaha dengan beberapa lini.
- Per kampanye — cocok untuk tim pemasaran yang bekerja berbasis periode.
- Per kanal — cocok bila perbedaan platform adalah pertimbangan utama Anda.
Memilih lebih dari satu sumbu menghasilkan kategori yang saling tumpang tindih dan kebingungan tentang tautan harus ditaruh di mana. Ketika sebuah tautan bisa masuk dua kategori, sistem Anda mulai gagal.
Jumlah kategori yang wajar
Antara lima sampai lima belas.
Kurang dari lima berarti kategori terlalu luas untuk membantu — Anda tetap harus menelusuri puluhan tautan di dalamnya. Lebih dari lima belas berarti Anda menghabiskan waktu memilih kategori alih-alih bekerja, dan keraguan saat memilih adalah tanda sistem terlalu rumit.
Menangani yang tidak masuk mana pun
Sediakan satu kategori umum untuk tautan yang tidak jelas tempatnya.
Tanpa ini, tautan semacam itu akan dibiarkan tanpa kategori sama sekali — dan tautan tanpa kategori adalah yang paling sulit ditemukan kembali.
Tinjau isi kategori umum setiap beberapa bulan. Kalau ada pola berulang di dalamnya, itu tanda perlu kategori baru.
Menambahkan lapisan kedua lewat judul
Kategori menangani pengelompokan besar; judul internal menangani detail.
Dengan format judul yang konsisten, Anda bisa menyaring lebih jauh di dalam kategori tanpa perlu membuat subkategori — yang biasanya memperumit lebih dari membantu.
Merapikan berkala
Setiap kuartal, periksa kategori yang isinya hanya satu atau dua tautan. Kategori sekecil itu biasanya lebih baik digabung.
Periksa juga kategori yang isinya melebihi lima puluh tautan — itu tanda kategori tersebut terlalu luas dan layak dipecah.
Menyesuaikan saat cara kerja berubah
Struktur yang cocok setahun lalu bisa jadi justru menghambat sekarang. Klien datang dan pergi, lini produk bertambah, prioritas bergeser.
Meninjau struktur setiap enam bulan lebih murah daripada memaksakan sistem lama yang sudah tidak sesuai — karena sistem yang tidak sesuai akhirnya ditinggalkan sepenuhnya.